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Assinatura digital: entenda o que é e como usar

Muito se tem pesquisado sobre assinatura digital de documentos, pois essa prática facilita os trâmites que são viabilizados por meio de contratos, termos, entre outros documentos. Mas você sabe como se faz uma assinatura digital e quais plataformas usar para assinar documentos digitalmente? Fique atento a esse artigo, pois vou explicar tudo sobre assinatura digital!

Diferenças entre assinatura eletrônica e assinatura digital

Quando o assunto é assinatura digital, sempre surge a mesma dúvida: “quais as diferenças entre assinatura digital e assinatura eletrônica?”. É uma pergunta pertinente, que deve ser respondida antes de escolher qual delas utilizar. Embora os termos sejam parecidos e ambas as assinaturas possuam validade jurídica, é preciso saber que existem diferenças muito importantes entre uma e outra.

Em tese, a assinatura eletrônica refere-se a qualquer forma de autenticação que utilize meios computacionais para tornar-se válida. Isso quer dizer que, para assinar eletronicamente, o signatário precisa apenas de um dispositivo para abrir, ler e assinar. Por isso, os dados que tornam a assinatura eletrônica válida, são aqueles registrados pelo dispositivo e pela plataforma para assinatura de contratos, conhecidas como Autoridades Certificadoras (AC). São eles: e-mail do signatário, data e hora da assinatura, geolocalização, IP da máquina utilizada e a hash de segurança, que é um código alfanumérico, único e inalterável, emitido pela plataforma, assim que todos as assinaturas estiverem concluídas. Esse código torna-se uma espécie de identidade do documento, evitando fraudes e alterações.

Já para a assinatura digital, é necessário que o signatário possua o Certificado Digital, que é um documento, geralmente em forma de cartão ou pendrive, considerado uma identidade legal que guarda informações pessoais do seu possuidor. Qualquer pessoa, seja ela física ou jurídica, pode ter o Certificado Digital. Basta avaliar se as atividades exercidas na rotina profissional exigem assinaturas com o certificado. Podemos citar exemplos de emissão de notas fiscais ou até mesmo advogados com certificação na OAB.

Assinando digitalmente

Como usar o Certificado Digital?

Com o objetivo de simplificar as assinaturas de documentos, o Certificado Digital foi desenvolvido para replicar as mesmas características jurídicas dos documentos tradicionais. Tais características são: autenticidade das assinaturas, verificação das partes envolvidas e o reconhecimento de firma feito em cartório. Todas elas podem ser substituídas pelos dados emitidos pelo certificado digital, no ato da assinatura.

Assim como a assinatura eletrônica, para assinar com o certificado é necessário utilizar uma plataforma para assinatura de documentos. Nela, o signatário com o certificado digital conseguirá finalizar a assinatura somente quando conectar o certificado no dispositivo que usará para acessar a plataforma. Essa conexão pode ser realizada por meio de certificados em forma de pendrive ou com o auxílio de adaptadores para os certificados em forma de cartão com chip. Conectado o certificado, a plataforma fará a leitura e permitirá a que o signatário realize a assinatura.

Validade Jurídica da assinatura digital

Tanto a assinatura digital, quanto a assinatura eletrônica têm validade jurídica e são amparadas pela MP 2.200/2001 que, entre outras coisas, diz respeito à garantia da autenticidade, da integridade e da validade jurídica de documentos em forma eletrônica. Já o órgão responsável por regular essa medida é o ICP Brasil - Estrutura de Chaves Públicas Brasileira, que é uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão.

Caso você queira validar um documento assinado digitalmente ou eletronicamente, a Contraktor possui um Validador online e gratuito, onde é possível atestar a legibilidade das assinaturas. Basta fazer o upload do documento já assinado e, em alguns segundos, a ferramenta disponibiliza o resultado.

Quais documentos podem ser assinados digitalmente?

A assinatura de documentos online é bem democrática. Incontáveis são os documentos que podem receber a assinatura digital ou eletrônica. O que torna um documento elegível para ser assinado digitalmente, é a necessidade de os registros ali contidos tornarem-se válidos apenas mediante à uma ou mais assinaturas de pessoas e testemunhas envolvidas naquele acordo ou termo.

Dentre esses documentos, podemos destacar: contratos de aluguel, contratos de prestação de serviço, autorizações de imagem, termos, documentos de confidencialidade, anotações de responsabilidades técnicas, procurações, entre outros.

Como assinar documentos em pdf ou word?

Em geral, as plataformas para assinatura de contratos aceitam formatos simples de documentos. A assinaturagratis.com, por exemplo, aceita o upload de documentos em pdf, doc. e docx. Isso quer dizer que aquele documento que você tem formatado no Word pode receber uma assinatura digital? Sim! Basta salvá-lo em seu computador, celular ou tablet e buscá-lo nos seus arquivos no momento do upload.

Para os documentos em PDF, o processo é o mesmo: salve o arquivo em seu dispositivo de maneira que possa encontrá-lo facilmente e faça o upload na plataforma para assinar o documento em PDF digitalmente.

Depois de carregar os documentos na plataforma, é só enviar para os signatários e testemunhas e aguardar que as assinaturas sejam feitas.

Aqui na assinaturagratis.com, você é notificado por e-mail quando todos os signatários concluem as assinaturas.

Assinando digitalmente

Como fazer uma assinatura digital em menos de 5 minutos?

Certo! Você já sabe tudo sobre assinatura digital e eletrônica. Mas como assinar na prática? Ao usar a assinaturagratis.com, você vai precisar seguir apenas três passos:

  • 1 - Faça o upload do documento desejado no site;
  • 2 - Preencha, para você e todos os signatários, os nomes e e-mails;
  • 3 - Envie para a assinatura.

Pronto! Agora é só aguardar que todos os signatários recebam o convite via e-mail e assinem o documento. Como citado anteriormente, você receberá uma notificação, assim que todas as assinaturas estejam feitas.

A média de tempo para se ter um contrato digital assinado por todas as partes é de 20 horas, o que vai de encontro ao tempo que se leva para assinar contratos físicos: 7 dias!

Depois de assinado, o documento ficará disponível para download por um período de 30 dias. Saiba mais aqui.

É importante ressaltar que a assinaturagratis.com é uma plataforma para assinar, gratuitamente e sem limites, apenas documentos eletrônicos. Para assinar digitalmente, busque por plataformas para gestão de contratos! Pois, se você precisa de contratos digitais, é comum que você tenha uma demanda mais alta e que vai precisar de uma gestão mais eficaz. Eu recomendo a Contraktor. Acesse o site e saiba mais!

Se você precisa de assinatura eletrônica, continue aproveitando o assinaturagratis.com e saia na frente ao ter contratos digitais e sem complicação!

Caso precise de suporte ou orientação, Fale Conosco!